Công tác xử lý và theo dõi đơn thư tại cấp xã luôn là tuyến đầu trong hoạt động tiếp công dân và giải quyết khiếu nại, tố cáo. UBND cấp xã thường là đầu mối tiếp nhận đơn thư của người dân, đồng thời là điểm xuất phát của quá trình giải quyết vụ việc theo đúng quy định pháp luật.

Từ ngày 01/7/2025, thực hiện mô hình chính quyền địa phương từ 03 cấp sang 02 cấp đã đặt ra cho chính quyền cơ sở nhiều áp lực mới. Bộ máy, nhân sự và quy trình vận hành có sự thay đổi, trong khi yêu cầu tiếp nhận – phân loại – theo dõi và báo cáo đơn thư lại ngày càng cao, đòi hỏi tính chính xác, kịp thời và minh bạch. Trong bối cảnh đó, Phòng Nghiệp vụ 8 và Phòng Nghiệp vụ 9 thuộc Thanh tra tỉnh Quảng Trị đã chủ động triển khai nhiều giải pháp nhằm tháo gỡ khó khăn, tăng cường hướng dẫn nghiệp vụ và củng cố hoạt động theo dõi, giám sát địa bàn trong công tác tiếp công dân cũng như giải quyết đơn thư. Kết quả đã tạo ra chuyển biến tích cực, từng bước nâng cao chất lượng xử lý đơn thư tại cơ sở. Tuy nhiên, hiện nay việc giải quyết đơn thư tại cấp xã vẫn còn gặp nhiều khó khăn, vướng mắc sau:

Trước hết là khó khăn về năng lực nhận diện, phân loại đơn. Một bộ phận công chức còn lúng túng trong việc phân biệt giữa khiếu nại, tố cáo, kiến nghị, phản ánh; chưa xác định đúng bản chất pháp lý của vụ việc, nhất là đối với các đơn có nội dung phức hợp, đan xen giữa hành chính và dân sự. Việc phân loại chưa chính xác dẫn đến chuyển đơn sai thẩm quyền, kéo dài thời gian xử lý, thậm chí phát sinh khiếu kiện vượt cấp.

Thứ hai, hệ thống theo dõi, quản lý đơn thư tại cơ sở còn thiếu tính thống nhất và chưa được chuẩn hóa. Nhiều nơi vẫn sử dụng phương pháp ghi chép thủ công, thiếu công cụ hỗ trợ tổng hợp, dẫn đến khó khăn trong việc kiểm soát tiến độ, phát hiện đơn trùng lặp, đơn tồn đọng hoặc vụ việc kéo dài.

Thứ ba, áp lực công việc gia tăng trong khi nguồn nhân lực còn mỏng, kiêm nhiệm nhiều lĩnh vực. Sau sắp xếp tổ chức, nhiều công chức mới được phân công nhiệm vụ chưa có nhiều kinh nghiệm thực tiễn, trong khi chưa được đào tạo, bồi dưỡng kịp thời về nghiệp vụ chuyên sâu.

Thứ tư, việc chuyển tiếp hồ sơ từ mô hình 03 cấp sang 02 cấp còn tồn tại bất cập. Một số hồ sơ chưa được bàn giao đầy đủ, thiếu tài liệu, thiếu căn cứ pháp lý, gây khó khăn trong việc tiếp tục giải quyết; việc xác định thẩm quyền đối với các vụ việc có liên quan đến trách nhiệm đến người đứng đầu của UBND huyện và các cơ quan chuyên môn cấp huyện khi thực hiện mô hình chính quyền 3 cấp nay đã nghỉ hưu chưa có văn bản hướng dẫn. Nhiều vụ việc tồn đọng kéo dài, phức tạp, liên quan nhiều cấp, nhiều ngành, làm gia tăng áp lực cho chính quyền cơ sở.

Ngoài ra, còn tồn tại vướng mắc về cơ chế phối hợp. Trong một số trường hợp, việc trao đổi thông tin giữa cấp xã với các cơ quan chuyên môn cấp tỉnh chưa kịp thời; chưa có quy trình thống nhất để xử lý các vụ việc liên ngành, dẫn đến mỗi nơi hiểu và áp dụng khác nhau.

(Ông Nguyễn Văn Ước – Phó Chánh Thanh tra tỉnh cùng đoàn làm việc tại UBND xã Diên Sanh)

Trước tình hình đó, Phòng Nghiệp vụ 8 – Phòng Nghiệp vụ 9 đã đề xuất Lãnh đạo Thanh tra tỉnh tham mưu UBND tỉnh triển khai đồng bộ các giải pháp sau:

Một là, tham mưu ban hành quy trình chuẩn về tiếp nhận, phân loại, xử lý và theo dõi đơn thư áp dụng thống nhất trong toàn tỉnh, phù hợp với mô hình chính quyền 02 cấp; xây dựng bộ biểu mẫu, sổ theo dõi điện tử nhằm từng bước số hóa công tác quản lý đơn.

Hai là, tổ chức tập huấn chuyên sâu theo hướng “cầm tay chỉ việc”, gắn với các tình huống thực tiễn phát sinh tại cơ sở; đồng thời xây dựng tài liệu hướng dẫn nghiệp vụ ngắn gọn, dễ áp dụng để công chức cấp xã tra cứu, thực hiện.

Ba là, thiết lập cơ chế hỗ trợ nghiệp vụ thường xuyên giữa Thanh tra tỉnh và cấp xã thông qua Thanh tra viên phụ trách địa bàn; kịp thời hướng dẫn, tháo gỡ khó khăn ngay từ khâu phân loại ban đầu, hạn chế sai sót kéo dài.

Bốn là, tham mưu UBND tỉnh chỉ đạo tăng cường thanh tra trách nhiệm của Chủ tịch UBND cấp xã trong công tác tiếp công dân, giải quyết khiếu nại, tố cáo; gắn kết quả thực hiện với đánh giá mức độ hoàn thành nhiệm vụ.

Năm là, đề xuất xây dựng hệ thống cơ sở dữ liệu dùng chung về đơn thư khiếu nại, tố cáo trên địa bàn tỉnh, đảm bảo kết nối, chia sẻ thông tin giữa các cấp, các ngành; qua đó nâng cao hiệu quả theo dõi, cảnh báo sớm các vụ việc phức tạp, kéo dài.

Sáu là, tăng cường công tác rà soát, phân loại các vụ việc tồn đọng, phức tạp, kéo dài để tham mưu UBND tỉnh chỉ đạo giải quyết dứt điểm; đồng thời định hướng xử lý thống nhất đối với các vụ việc tương tự, tránh phát sinh điểm nóng.

Bảy là, đẩy mạnh công tác tuyên truyền, phổ biến pháp luật cho người dân, góp phần nâng cao nhận thức, hạn chế tình trạng gửi đơn không đúng thẩm quyền, gửi nhiều nơi, trùng lặp.

Với sự chỉ đạo kịp thời của UBND tỉnh và sự vào cuộc quyết liệt của các Phòng nghiệp vụ quản lý, theo dõi đại bàn - Thanh tra tỉnh, công tác xử lý, giải quyết đơn thư tại cấp xã đã có nhiều chuyển biến tích cực. Nhận thức và kỹ năng của đội ngũ công chức từng bước được nâng cao; việc chưa hiểu rõ bản chất trong phân loại đơn giảm; tiến độ xử lý được cải thiện; số vụ việc tồn đọng, kéo dài từng bước được kiểm soát.

Xác định công tác giải quyết đơn thư khiếu nại, tố cáo, kiến nghị của công dân giữ vai trò đặc biệt quan trọng trong đời sống xã hội hiện nay. Việc xử lý kịp thời, đúng quy định không chỉ bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của người dân mà còn góp phần củng cố niềm tin vào cơ quan công quyền. Thông qua đơn thư, nhiều sai phạm, tiêu cực được phát hiện và chấn chỉnh, từ đó nâng cao hiệu quả quản lý nhà nước. Đồng thời, giải quyết tốt đơn thư còn giúp hạn chế tình trạng khiếu kiện kéo dài, giữ vững ổn định an ninh trật tự tại địa phương. Vì vậy, trong thời gian đến, việc tiếp tục hoàn thiện thể chế, nâng cao năng lực đội ngũ và ứng dụng công nghệ thông tin sẽ là những yếu tố then chốt góp phần nâng cao hiệu quả công tác giải quyết đơn thư khiếu nại, tố cáo, kiến nghị của công dân./.

                                                 Nguyễn Thùy Dung - Phòng Nghiệp vụ 9